多媒体会议室是个可以满足召开各种报告会、演讲会、讨论会议、学术交流会等需要的平台。可召开4+1语种同声传译国际会议;可以实现组织收看重要电视节目、DVD/VCD等影片资料等。实现视频高清晰显示和音频的环绕声播放(数码影院);接入远程多媒体会议系统终端后可以召开远程电视电话会议;满足举办舞台文艺演出的需要，舞台灯光效果满足演出的专业要求;实现摄像自动跟踪会议发言人进行发言人的实时特写，实现会议直播功能;扩声场地有较高的语言清晰度、无明显回音、颤动回声和声聚焦等音质缺陷;声音与频响覆盖均匀;实现整个会场内大屏、信号切换、电源控制等系统的统一管理与控制。
基本组成
多媒体会议室由视频会议、电话会议、会议摄像机、无线传输、会议话筒、音响功放、音频处理、投影系统、矩阵切换和中控系统等多种系统设备组成。
系统规划
随着以电脑为中心的多媒体技术的普及和提高，给会议工作带来了新的手段和方法，尤其是近几年，视频会议、远程教学等可视化信息技术在会议室领域得到广泛应用，多媒体会议室以其功能的多样性（如现场会议、学术报告、培训教学等）得到迅速普及。
在多媒体会议室里不管是作报告、总结、汇报、介绍产品等等，用电脑互动操作的图、文、声、影、画展示，充分调动了与会者的感官知觉，大大提高了会议效果。可以说，多媒体在办公领域中，也越来越体现出它的优势。
数字多媒体会议系统工程是泛指与会议相互关联的声、光、电设备及软件的集成。会议系统设计就涵盖上述方方面面。会议系统的集成是通过认真的分析和理解客户的需求，执行规划设计的项目。运用技术的手段，最佳的解决问题，从而给客户提供最大价值。在预算内、预期内、收获预想的结果。最终使用户得到满意。
会议设计之前，要进行调研和勘查。进行科学的设计规划。会议系统规划要考虑的问题：
1、数字多媒体会议系统使用的目的性 ；
2、数字多媒体会议系统构成的级别 ；
3、服务的范围 ；
3、会议管理的能力 ；
4、与国际应用环境的思考 ；
5、功能价格关系，经济利益 ；
6、系统的质量和服务体系 ；
功能设计
功能设计：主要用来召开大中型会议，如新闻发布会，产品展示会，报告会，签字仪式，职工培训等。在功能设计上，要求考虑其多功能性及先进性，应具体表现在以下几个方面：
1、先进的展示功能：能有效表现与展示各个领域的最新内容。这就需要使用当今最先进的多媒体表现形式：文字、语言、图片、连续影像、电脑文档等。
2、完善的会议功能：满足各种级别的会议、学术论坛、报告会等各种形式的会议活动。满足新闻发会、庆功会、签字仪式等公共活动。
3、强大的培训功能：技术培训、教学、产品介绍；大型年会、月会、公司例会。
4、一般性演出功能：能进行一般非专业性的文艺晚会形式的文艺演出，举行各种晚宴、酒会及舞会等。频信号混合和切换，并将处理结果送回参加会议的终端。
设计原则
1.先进型性原则：
采用的系统结构应该是先进的、开放的体系结构，和系统使用当中的科学性。整个系统能体现当今会议技术的发展水平。
2.实用性原则：
能够最大限度的满足实际工作的要求，把满足用户的业务管理作为第一要素进行考虑，采用集中管理控制的模式，在满足功能需求的基础上操作方便、维护简单、管理简便。
3.可扩充性、可维护性原则：
要为系统以后的升级预留空间，系统维护是整个系统生命周期中所占比例最大的，要充分考虑结构设计的合理、规范对系统的维护可以在很短时间内完成。另外，在保证系统先进、可靠和高性能价格比的前提下，通过优化设计达到最经济性的目标。
选型原则
1．选用国际知名品牌器材，及有雄厚实力和绝对优秀技术能力的厂家、代理商，以保证系统设计指标和系统功能的实现。
2．选用同类产品中技术最成熟、性能最先进、使用最可靠、应用典范最广泛、最具说服力的产品型号，保证设备和系统的先进性、成熟性和稳定性。
3．选用高度智能化、高技术含量的产品，系统使用开放式的架构，以标准化和模块化为设计要求，既便于系统的管理和维护使用，又可保持系统较长时间的先进性，使日后的系统升级不需要重复采购设备，减少资源浪费，降低开支。
4．选用拥有自主知识产权的品牌，为系统日后的维护、升级免去后顾之忧。
5．经济实用的原则，选用性价比高的产品。所选用的产品不但要比性能、功能、品质，还要和同类同功能同性能的产品对比价格。
6．产品要求很强的技术作为支柱。要求设备厂商在大陆地区有专业的产品售后服务和产品维修公司，以便能提供更好的技术支持能和售后服务体系。
用途需求
满足会议、讨论等方面的需要； 满足演讲、讲座、培训、学术交流等方面的需要。
根据具体使用要求的不同，满足其他一些诸如同声传译、远程电视会议、DVD碟片式的环绕声电影播放、卡啦OK演唱等等方面的需要。
